وظایف و فعالیت های معاونت اداری و مالی

اهم وظايف و اختيارات
حوزه معاونت اداري و مالي به منظور ايفاي ماموريت مذکور داراي وظايف و اختيارت زير است:
۱- پيشنهاد تغيير و اصلاح وظايف شرح وظايف ، اختيارات ، مسووليتها و نظام ارتباطات سازماني حوزه به رئيس دانشگاه وسازمان مرکزی و همکاري با سایر حوزهای معاونت (آموزشی
؛ پژوهشی؛دانشجویی و عمرانی ).
۲- تعاريف معيارهاي برآورد نيروي انساني فعاليتها و مشاغل اداري ، مالي و پشتيباني و پيشنهاد شاخصها و معيارها و الگوي نيروي انساني مرتبط با فعاليتها و مشاغل مذکور .
۳- مطالعه و بررسي مستمر نظامهاي پرداخت ، ضوابط و مقررات اداري و استخدامي ، آيين نامه ها و نظامهاي مالي ،رفاهي و کليه آيين نامه ها و نظامنامه هاي مرتبط با فعاليتهاي اداري و مالي .
۴- طراحي و اجراي نظامها و روشهاي اجرايي مرتبط با فعاليتهاي حوزه اداري و مالي .
۵- برنامه ريزي و اجراي فعاليتهاي مربوط به نگهداري نيروي انساني ، اداره و اجراي نظامهاي ارزشيابي مشاغل و پرداخت حقوق و دستمزد ، اجراي نظامهاي مديريت منابع انساني و ارائه خدمات اداري و پرسنلي به کارکنان شاغل.
۶- تهيه و تنظيم بودجه  براي فعاليتهاي جاري و عمراني بر اساس ضوابط و مقررات مصوب دانشگاه آزاد اســلامي  درچارچوب خط مشي ها و برنــامه هاي مصوب و آئین نامه معاملات.
۷- انجام عمليات مالي و حسابداري مرتبط با وصول منابع  و درآمدهــاي اختصاصي و اعتبارات تخصيصي به حسابهاي مراکز هزينه.
۸- هدايت و هماهنگي فعاليتهاي اداري ، مالي و پشتيباني در سطح  دانشگاه و ارائه خدمات مشورتي تخصصي به حوزه هاي ، واحدها و مراکز براي بهبود و تسهيل گردش امور مرتبط با فعاليتهاي مذکور.
۹ – نظارت بر نحوه اجراي کليه مقررات و ضوابط ( مقررات و قوانين و آئین نامه معاملات و سایرمصوبات سازمان مرکزی) حاکم بر فعاليتهاي مرتبط با ماموريت حوزه اداري و مالي در سطح دانشگاه و ارزشيابي آثار و نتايج فعاليتهاي پشتيباني عمومي و تهيه و ارائه گزارشهاي مقطعي و اداري به رئيس  دانشگاه و سازمان مرکزی.

وظايف و مسئوليتهای حوزه معاونت مالی اداری :

نظارت بر تهيه و تنظيم انواع بودجه واحد دانشگاهي از قبيل بودجه براي دوره ­هاي كوتاه مدت، ميان ­مدت و بلند مدت و همچنين بودجه­هاي عملياتي و عمراني و پيش­ بيني درآمدها و برآورد هزينه­ هاي هر يك و ارائه به رئيس واحد .

نظارت بر تهيه و تنظيم ترازنامه ساليانه، سود و زيان و ساير صورتهاي مالي و تنظيم تحليلهاي لازم مالي براساس ارقام مندرج در صورتهاي مذكور براي مقام مافوق .

جذب و بکارگیری شايسته­ ترين افراد براي تكميل كادر پرسنلي واحد دانشگاهي با رعايت ضوابط و مقررات و مصوبات تشكيلاتي مورد عمل .

نظارت بر حسن اجراي قراردادهاي ساختماني، امور تاسيساتي و تعميراتي و بهداشت محيط در چارچوب خط­‌ مشي تعيين شده دانشگاه آزاد اسلامي .

اتخاذ تصميم در مورد برنامه كار واحدهاي غيرآموزشي تحت سرپرستي و ايجاد هماهنگي بين آنان .

حوزه معاونت مالی اداری دانشگاه شامل دو مدیریت امور اداری و مدیریت امور مالی، دفتر مطالعات و آموزش نیروی انسانی، اداره تداركات و صندوق رفاه دانشجویان می باشد .

معاونت امور مالي

داشتن گردش مالی بالا یکی از خصیصه­ های عملکردی مدیریت امور مالی واحد می باشد و بر همین مبنا هم در حوزه مدیریت امور مالی با طراحی، اجرا و نظارت بر تمام عملیاتهای مالی واحد، اعم از درآمدها، هزینه­ ها و تعهدات مالی روند امور به گونه­ ای انجام ‌گیرد که در زمان بازرسی و حسابرسی توسط کارشناسان و حسابرسان سازمان مرکزی، علاوه بر درستی انجام امور موفق به کسب رتبه  عملکرد انضباط مالی نیزگردد .

شرح وظايف و مسئوليتها:

نظارت بر حسن جريان كليه امور واحدهاي سازماني تحت سرپرستي.

صدور دستورات لازم به منظور ايجاد هماهنگي در وصول درآمدها، تنظيم حسابها و ساير موارد.

نظارت بر مصرف اعتبارات از طريق رسيدگي قبل از خروج.

اجراي دقيق خط ­مشي مالي دانشگاه و صدور دستورالعملها و ضوابط براي ادارات تابعه.

نظارت بر وصول درآمدهاي واحد دانشگاهي در چهارچوب مقررات مصوب دانشگاه.

نظارت در تهيه و تنظيم بودجه واحد دانشگاهي و مراقبت بر حسن اجراي آن با توجه به دستورالعمل مربوطه.

وظيفه خريد كليه مايحتاج دانشگاه اعم از تجهيزات آزمايشگاهي،اداري،عمراني،پژوهشي و ساير لوازم مورد نياز قسمتهاي دانشگاه به عهده اين اداره مي باشد .

معاونت امور اداري

مدیریت امور اداری از پنج مجموعه اداره کارگزینی کارکنان، اداره خدمات ،اداره انتظامات ، اداره دبیرخانه و اداره تداركات تشکیل گردیده است .

شرح وظايف و مسئوليتها:

نظارت براعمال و اجراي­ آيين­ نامه­ ها،دستورالعملها و ساير مقررات اداري، استخدامي، تشكيلاتي وخدماتي دانشگاه .

نظارت بر اجراي صحيح طرحها و برنامه­ های مرتبط با امور رفاهي كاركنان واحد .

امضاي پيش­نويس احكام استخدامي، ارتقاء يا تنزل گروه، افزايش و كاهش، برقراري يا قطع انواع فوق­ العاده­ ها با رعايت مقررات و آيين­نامه ها .

نظارت بر امور كارگزيني، دبيرخانه، بايگاني، ماشين نويسي، چاپ و تكثير و پرسنل خدماتي اداري و فني .

برآورد ميزان ملزومات و ابزار و لوازم كار اداري اعم از دستي يا ماشيني و نظارت بر توزيع آن .

دفتر مطالعات و آموزش نيروي انساني

اين بخش که تحت نظارت معاونت محترم مالی اداری واحد اداره مي گردد از جمله فعالترین قسمتهای دانشگاه می باشد، و برگزاری دوره و کارگاه آموزشی ضمن خدمت برای کارکنان و اعضای هیات علمی و دانشجویان بورسیه را برعهده دارد.

اداره تدارکات

وظیفه خرید کلیه مایحتاج دانشگاه اعم از تجهیزات آزمایشگاهی، اداری، عمرانی، پژوهشی و سایر لوازم مورد نیاز قسمتهای دانشگاه به عهده این اداره می باشد .

صندوق رفاه دانشجويان

صندوق رفاه دانشجویان با برنامه ریزی مناسب و به موقع کلیه عملیات مالی این حوزه اعم از پرداخت وام و وصول آنها،نقش بسزایی در گردش مالی و عملکرد سالانه دارد .

شرح وظایف :

پرداخت وام های کوتاه مدت شهریه

پرداخت وام های میان مدت شهریه

پرداخت وام های بلند مدت شهریه

پرداخت وام ازدواج به دانشجویان متاهل

پرداخت وام های بلند مدت شهریه وزارت علوم و تحقیقات و فناوری

وصول کلیه وام های پرداختی

انجام عملیات تقسیط شهریه